M.F. Lizbeth B. Basto Avilés
Secretaria de la Contraloría General del Estado de Yucatán
La entrega-recepción es un proceso legal administrativo de interés público, obligatorio y formal a través del que las y los servidores públicos, al separarse de su cargo, preparan y entregan a quienes les sustituyen legalmente en sus funciones. Un informe escrito que contenga los asuntos de su competencia y los recursos humanos; materiales y financieros que les fueron asignados para asegurar la continuidad de los planes y programas de trabajo (ANAD-Konrad Adenauer, 2018).
En las entidades federativas que integran los Estados Unidos Mexicanos, la responsabilidad de interpretar las leyes de entrega-recepción -emitir los lineamientos respectivos y coordinar las tareas relativas al proceso, recae en la mayoría de los casos en las secretarías de contraloría estatales, o sus equivalentes (función pública, fiscalización y rendición de cuentas, transparencia y fiscalización, etcétera). Los responsables de dichas instituciones emiten o actualizan los lineamientos de Entrega-Recepción que deberán observarse en dichos procesos.
Por ejemplo, en Quintana Roo se emitieron lineamientos para regular el proceso en mayo de 2016, y se actualizaron el 18 de marzo de 2022, previo al proceso de cambio constitucional de gobierno efectuado en septiembre de 2022
Para el caso de Yucatán, el proyecto se inició en agosto de 2022, ya que no existía una Ley que regulara dichos procesos. En años anteriores los responsables de la contraloría emitían lineamientos para efectuar la transición; esto ocasionaba que la mayor parte de los procesos administrativos se efectuaban en observancia de dichos lineamientos, y carecieran de un sustento legal suficiente que permitiera la sanción de responsabilidades administrativas fomentando la impunidad.
Considerando esta situación para la elaboración de una ley, en un principio se propuso fuera aplicable no sólo al estado, sino a los municipios y a los organismos autónomos. Posteriormente, tras varios meses de análisis, se determinó realizar dos iniciativas; una proponiendo una ley que regulará los procesos de entrega-recepción para el Poder Ejecutivo, y una modificación a la Ley de gobierno de los municipios que considerara sanciones y obligaciones más específicas para la transición de los mismos. En este tenor, a finales de febrero del 2023 se presentó la iniciativa de Ley al Congreso del Estado, misma que fue aprobada el 2 de septiembre de 2023, con el objeto de precisar los formatos que llevan a cabo dicha entrega-recepción, enriquecidos, adicionados, modificados y/o adecuados según las necesidades particulares de cada proceso.
Para el caso que nos ocupa, la ley relativa a este tema del estado de Yucatán presenta algunos casos de excepción normalmente no regulados en otras leyes afines. La ocupación formal del cargo comisionado, los casos de muerte o incapacidad física o mental que le impida disponer de su persona, y por ausencia cuando la servidora pública saliente se encuentre o sea declarada desaparecida sin saber si se encuentra viva o fallecida.
La entrega-recepción constitucional contempla tres fases: la de preparación, informativa y de formalización. En la primera, se designan a las personas enlaces de cada de- pendencia y entidad con la secretaría de la contraloría, se definen las fechas y plazos para la integración, revisión y registro de la información en el sistema.
En la segunda se presenta el informe de gestión de las titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública estatal, a las integrantes de la Comisión de Transición en las sesiones informativas. Respecto de aquellos recursos, proyectos y programas que tuvieron a su cargo conforme a los ejes del Plan Estatal de Desarrollo alineados. Por último, en la fase de formalización se suscriben las actas de entrega-recepción de las dependencias y entidades, en la fecha programada en los lineamientos, y la suscripción del acta de entrega-recepción constitucional, previa de las respectivas carpetas.
La misma ley prevé que en la fase de preparación se presente el cronograma para cumplir en tiempo y forma con las actividades designadas; las cartas responsivas donde se designe a los enlaces; las etapas de preparación y entrega de la información, los plazos para la actualización de la información conforme al plan de integración y programas de avance que se fije.
Como una innovación, se define la existencia de una Comisión de transición regulada desde la misma ley, con las facultades y obligaciones de sus integrantes; la forma en que se desarrollarán las sesiones informativas entre las autoridades salientes, y las comisionadas por el gobernador electo que representará a la administración saliente en el análisis de los temas conforme a lo establecido, en los ejes del plan estatal de desarrollo.
En los lineamientos (publicados el 9 de octubre de 2023), se precisa que el proceso de entrega recepción se realizará mediante el uso de un sistema informático.
También contempla, que el acta de entrega deberá contener en todas sus hojas firma autógrafa de los participantes, respetando el cuidado del medio ambiente y promoviendo la sustentabilidad e innovación mediante el uso de tecnologías de información. Los formatos que integren la carpeta de entrega se tendrán por validados y firmados por la persona servidora pública saliente o comisionado en el sistema, a través de una cadena de seguridad consistente en un hash digest para verificar la integridad de los datos, haciendo factible de implementación el uso de la Firma Electrónica Avanzada en el sistema tanto para los funcionarios salientes como entrantes.
La difusión de la ley, su análisis, conocimiento, aplicación, y lineamientos respectivos constituye todo un reto para la dependencia que encabeza las actividades de entrega-recepción. Asimismo, es necesario destinar los recursos humanos, financieros y tecnológicos para la adquisición o desarrollo del sistema informático. Para el caso que nos ocupa, en Yucatán después de analizar varias opciones tecnológicas optamos por un desarrollo propio con las características necesarias para evitar foliar, firmar y archivar de manera manual, la labor mediante el uso responsable de la tecnología, y destinar los ahorros en tiempo al análisis del contenido.
Bibliografía
ANAD-Konrad Adenauer (2018). El ABC de la entrega-recepción, recuperado en: https://www.kas.de/documents/266027/8591883/ ABC+Entrega Recepcion.pdf/b71ab142-54e5-5bc1-8b6e-cf718a91cd84, fecha de consulta: octubre de 2023. México: Asociación Nacion- al de Alcaldes, A.C. Fundación Konrad-Adenauer.